Vì sao vật tư nhập từ Trung Quốc ngày càng xuất hiện trên công trường?
Trong vài năm gần đây, chúng tôi nhận thấy ngày càng nhiều công trình sử dụng vật tư và thiết bị nhập từ Trung Quốc. Lý do khá dễ hiểu. Có những hạng mục yêu cầu vật liệu với thông số rất đặc thù. Trong khi đó, nguồn trong nước hoặc không đủ hàng, hoặc giá cao hơn đáng kể so với mặt bằng chung.
Khi chi phí trở thành bài toán sống còn, nhà thầu buộc phải nhìn ra thị trường bên ngoài. Hệ quả là khâu nhập hàng và logistics đã trở thành một phần của quy trình quản lý vật tư. Nó không còn là việc phụ của bộ phận mua hàng. Kỹ sư làm việc với dự án có vật tư nhập khẩu nên nắm cơ bản về chuỗi này. Chỉ một mắt xích trễ cũng có thể kéo theo tiến độ thi công.
Thực tế, chương trình đào tạo chính quy ít khi đề cập đến phần này. Vì vậy, nhiều kỹ sư trẻ bỡ ngỡ khi hàng về trễ, thủ tục thông quan kéo dài hoặc thời gian vận chuyển lệch xa dự kiến. Chúng tôi thường gặp học viên hỏi đúng những câu này sau khi đã vướng vào tình huống cụ thể, lúc mọi thứ đã muộn. Nếu được chuẩn bị kiến thức từ sớm, phần lớn sự cố có thể hạn chế đáng kể.
Kinh nghiệm nhập hàng Trung Quốc và logistics cần nắm
Quy trình đặt hàng và kiểm tra chất lượng trước khi xuất hàng
Quy trình thường bắt đầu bằng việc làm việc với nhà cung cấp để chốt quy cách, số lượng, chủng loại và điều kiện giao hàng. Bước này nghe đơn giản nhưng lại là nơi phát sinh nhiều sai lệch nhất. Đặc biệt khi mô tả kỹ thuật chỉ được trao đổi qua tin nhắn ngắn hoặc ảnh mẫu, mỗi bên có thể hiểu một kiểu khác nhau.
Sau khi chốt, bạn nên yêu cầu kiểm tra chất lượng trước khi hàng được đóng gói. Có thể nhờ đơn vị kiểm định độc lập tại kho nhà cung cấp. Cũng có thể yêu cầu gửi mẫu đối chứng kèm ảnh chụp và bảng thông số. Chúng tôi từng gặp trường hợp lô ống kỹ thuật được sản xuất với độ dày khác mẫu đã duyệt. Vì phát hiện trước khi đóng container, việc xử lý chỉ mất vài ngày đàm phán. Nếu để đến khi hàng về công trường, cả tiến độ thi công sẽ phải dừng lại chờ.
Nói ngắn gọn, bỏ qua bước kiểm tra cũng giống như đặt cược tiến độ của cả công trình vào một lô hàng chưa được xác nhận. Bạn không cần kiểm tra mọi thứ. Nhưng những thông số ảnh hưởng đến kết cấu và nghiệm thu thì bắt buộc phải kiểm tra.
Thông quan và thời gian vận chuyển thực tế cần đưa vào tiến độ
Thông quan và vận chuyển là hai yếu tố thường bị ước lượng quá lạc quan. Nhiều người lấy con số trên báo giá làm mốc. Trong khi đó, thời gian thực tế còn phụ thuộc vào phương thức vận tải, mùa cao điểm, thủ tục kiểm hóa và độ phức tạp của hồ sơ. Một lô đơn giản có thể qua nhanh, nhưng một lô bị chọn kiểm hóa có thể kéo dài thêm nhiều ngày.
Để có căn cứ tốt hơn khi lập kế hoạch, bạn có thể tham khảo thời gian vận chuyển hàng hoá từ Trung Quốc về Việt Nam. Khi xây dựng tiến độ, chúng tôi khuyên cộng thêm thời gian đệm cho khâu thông quan, nhất là với hàng có khả năng bị kiểm hóa. Đừng đặt ngày nhận vật tư trùng khít với ngày cần thi công. Chỉ cần lệch một nhịp là cả dây chuyền có thể bị đẩy lùi.
Ba khâu cần đưa vào kế hoạch gồm đặt hàng và kiểm tra chất lượng, thông quan cùng vận chuyển, và phần dự phòng. Ở khâu đầu tiên, hãy thống nhất quy cách bằng văn bản trước khi đóng gói, kèm bảng thông số và tiêu chuẩn áp dụng. Khâu thông quan cần tính theo thời gian thực tế của từng phương thức, không lấy con số lý thuyết. Còn phần dự phòng nên có phương án thay thế nếu vật tư về chậm, kể cả chỉ là nguồn tạm thời với số lượng nhỏ.
Mỗi khâu đều có thể làm chậm cả dây chuyền nếu bị bỏ qua. Vì vậy, hãy gắn người phụ trách cụ thể cho từng khâu. Khi trách nhiệm rõ ràng, việc theo dõi và xử lý sự cố cũng nhanh hơn nhiều.
Rủi ro thường gặp và cách phòng tránh
Chậm tiến độ và sai lệch quy cách so với đơn hàng
Đây là rủi ro phổ biến nhất khi làm việc với nhà cung cấp Trung Quốc. Hàng về trễ có thể do sản xuất chậm, do chờ ghép container hoặc vướng thủ tục. Sai lệch quy cách thường đến từ việc thông tin kỹ thuật không được chuyển đủ từ bản vẽ sang đơn đặt hàng. Người lập đơn hay tập trung vào giá và số lượng, còn các chi tiết như dung sai hay chứng nhận đi kèm lại dễ bị bỏ sót.
Bạn nên đọc kỹ những rủi ro thường gặp khi nhập hàng Trung Quốc để nhận diện sớm các dấu hiệu cảnh báo. Một cách giảm rủi ro hiệu quả là đối chiếu đơn hàng với bản vẽ và bảng thông số ngay trước khi ký. Hãy ghi rõ tiêu chuẩn, mác vật liệu, kích thước dung sai và chứng nhận đi kèm. Những chi tiết tưởng nhỏ này thường quyết định việc nhận hàng suôn sẻ hay phải trả lại cả lô.
Chủ động lập kế hoạch dự phòng
Kinh nghiệm cho thấy công trình ít bị động nhất khi đã có phương án B ngay từ đầu. Bạn có thể dự trù thêm vài ngày đệm trong tiến độ, hoặc tìm sẵn một nhà cung cấp trong nước đáp ứng tạm thời. Giá có thể cao hơn một chút. Nhưng khoản chênh lệch đó thường rẻ hơn nhiều so với chi phí dừng thi công, phạt tiến độ và việc huy động lại nhân công.
Nếu cần đơn vị hỗ trợ vận chuyển, hãy so sánh kỹ trước khi quyết định. Bạn có thể xem thêm danh sách công ty vận chuyển hàng Trung Quốc để có thêm lựa chọn tham khảo. Khi liên hệ, hãy hỏi rõ thời gian thông quan trung bình, cách xử lý khi hàng bị giữ và chính sách bồi thường nếu có thiệt hại. Câu trả lời của họ thường phản ánh năng lực thực sự của đơn vị đó.
Nguồn hàng: đừng chỉ tìm khi đã gấp
Một sai lầm chúng tôi thường thấy là chỉ đi tìm nhà cung cấp khi dự án đã gấp rút. Lúc đó gần như không còn thời gian đánh giá, dễ rơi vào đơn vị chưa rõ uy tín và phải chấp nhận rủi ro cao. Tốt nhất là chủ động tìm hiểu và làm việc thử với vài đơn vị ngay khi công trình còn đang chuẩn bị.
Khi đã có danh sách, hãy thử một đơn hàng nhỏ để kiểm chứng chất lượng, tốc độ phản hồi và cách họ xử lý khi có sự cố. Chỉ sau khi đơn thử đạt yêu cầu mới nên đặt khối lượng lớn cho dự án chính. Cách làm này tốn thêm vài tuần, nhưng giúp tránh được những tổn thất lớn về sau.
Kết luận
Hiểu quy trình nhập hàng giúp kỹ sư quản lý tiến độ tốt hơn, nhất là khi vật tư nhập khẩu ngày càng phổ biến trên các dự án. Đây là kỹ năng thực tế nên được làm quen ngay từ khi còn đi học. Như vậy khi đi làm, bạn không phải học lại trong lúc đang chịu áp lực tiến độ.
Bên cạnh quy trình, chúng tôi khuyên học viên ghi chép lại các tình huống thực tế mình gặp hoặc nghe từ người đi trước. Sách vở khó bao quát hết phát sinh riêng của từng dự án, còn kinh nghiệm thì tích lũy qua từng công trình. Việc theo dõi tỷ giá và biến động giá vật tư cũng nên đưa vào quy trình lập dự toán, để ngân sách không lệch quá xa so với kế hoạch ban đầu.
Nếu bạn đang chuẩn bị bước vào nghề và muốn trang bị thêm kiến thức thực tiễn, hãy tham khảo kinh nghiệm nhập hàng Trung Quốc và logistics xây dựng trên site của chúng tôi. Bạn cũng có thể đọc thêm kinh nghiệm của kỹ sư khi nhập vật tư mẫu từ Trung Quốc để thử nghiệm và lý do nên dùng dịch vụ nhập hộ thay vì tự đánh hàng.